本記事では会社員4年目までに必要な改善提案を生む思考法と実践法を実体験に沿って紹介します。
会社に入り4年くらい経って一通りの業務を理解すると、
上司からこんなことを言われませんか？
今年度は通常業務に加えて業務改善の提案を出してくれ！
こんなことを上司に言われたら大体の人がこう思うのでは？
- 面倒くさい
- 通常業務で手一杯なんだけど
- 先に上司自身の業務改善しろよ
そうですよね。
私の経験上でも、何か新しいことをやってる感を出したい上司が、
改善や効率化という名のもと
その時限りの思い付きを渡してくることがありましたね。
今回の記事では、そうした無茶ぶりに、
- モチベーションが沸かない、
- どのように実践したらいいかわからない
という人のために、改善提案を生む思考法と実践法を実体験に沿って紹介します。
ぜひ会社員としてのスキルアップの参考として読んでみてください！
筆者紹介
- 会社員8年目
- 改善活動に定評あり
会社員5年目までに習得したいスキルを以下の通り定義して順に紹介していますので、
興味を持っていただいた方のために、次の記事のリンクも張っておきます。
会社員スキル
- 1年目：社内の人脈づくり
- 2年目：仕事の基礎体力づくり
- 3年目：個人打開力(独力で仕事を完結させる力)
- 4年目：改善活動、効率化
- 5年目：OJT指導方法
- 会社員5年目スキルへのリンク
改善提案を生む思考法と実践法
さっそく改善提案を生む思考法と実践法を3点に分けて紹介したいと思います。
改善提案を生む思考法と実践法
- 自分が得するというメリットを考える
- 改善提案は創造ではなく整理と有効活用
- 掲げる目標は小さくわかりやすく
それでは細かく紹介していきます。
自分が得するというメリットを考える
冒頭で少し紹介した通り、実体験として改善活動は大体上司の思い付きからのイレギュラーな指示であることが多いです。
そうなると、上司のポイント稼ぎに見えてしまいモチベーションを維持することが難しいです。
また、会社や組織のためになることを自分だけが汗をかいて実行しているように感じてしまうこともあります。
なので、まずは目的を自分のためにして、自分が得するメリットを考えましょう。
改善活動に取り組むことのメリットって何？
ズバリ
- 自分自身の業務理解の向上、改善による業務負担の軽減
- 業績評価での実績事例となること
だと思います。
改善活動をした結果というのは、自分自身で適切な目標と目的設定をすれば、自分のところに効果が帰ってきます。
改善した恩恵を自分自身が一番受けられるような工夫や目標設定をしましょう。
また、多くの企業では業績を評価する際に自己診断シートがあると思いますが、
あれってなにを書いていますか？
通常業務＋αで活動実績を残せば、その実績の中身よりも行動姿勢が評価されて、
より高評価が得られると思います。
業績評価も人間がつける評価ですので、そうしたちょっとした実績でもあるか？ないか？で大きく評価が変化していきます。
改善提案は創造ではなく整理と有効活用
改善提案と聞くと
- 何か新しいことを創造しなければならない
と、捉われてしまう人が多いです。
しかし、本当の改善は
日々の積み重ねから来たバックデータをもとに、
既存の手段で最適なものを有効活用する
これが最速で最も効率の良い改善方法です。
具体的な改善事例
例えば、自分がされて困った事例をだすと
- ファイルが整理されていない
- 引継ぎが十分になされない
こんな困りごとがよくあります。
こういった課題に直面して普通に改善活動をすると
引継ぎマニュアルを作って、ファイルの整理方法を体系立てて・・・。
という１から作る見栄えがよく、志の高い改善策に走りがちです。
でもこの事例でいけば、
シンプルに
- キングファイルにはインデックスを付けて分かりやすくする
- 電子ファイルの在りかはExcelでリンク先の一覧表をつくる
これくらいをやってそのフォーマットを共通化すればことは足りる気がします。
・でもそれって改善というより常識なのでは？
こんな声が聞こえてきそうですね。
確かに、ごく普通のことですが出来ていない人がいる以上、出来るようになれば改善です。
・こういうごく普通のことを改善とすることで何がいいか？
自分が普通だと思う価値観に会社の環境を近づけられることが良いのです！
改善活動という大義名分を使って自分の職場環境をコントロールしてしまう。
こうした身近で簡単にできることをうまく活用し、社歴の長い人が作った古い文化をこっそり減らして会社環境をハックしてしまいましょう！
掲げる目標は小さくわかりやすく
改善活動を実践するときに一番厄介なのは、改善に対して不満を漏らすクレーマーです。
この種類のタイプの人は大抵自分では改善提案をしないのに、口は出してきます。
相手にしても仕方がないので、まずは逃げましょう。
社内クレーマーから逃げる方法
改善活動において社内クレーマーを遠ざける方法は以下の通りです。
- 改善する事象にクレーマーが含まれない事象を選ぶ
- 改善策の決裁者に承認を先にとってから結果報告をする
まずは、改善するテーマを作りこむところから自分の裁量の範囲内や、考え方の近い仲間の中で使える事象を選ぶことで提案後のプロセスが円滑に進むように考えましょう。
改善提案がうまくいかない場合のほとんどが改善案自体が悪いのではなく、提案する相手が悪いことが多いです。
自分の影響力が及ぶ範囲を見極めてテーマ設定をすることが大事です。
なので小さく進めるのがポイントです。
また、改善案をグループ内に公開する順序も大事です。
私の経験上、改善提案の実施を指示してきた上司(決済者)にOKをもらってから、
結果報告という形でグループ内での公開をした方がスムーズに進みます。
社内クレーマーは小心者で腰巾着が多いので、上司が許可していることに文句はあまり言ってきません。
これ、当然のことと思いがちですが、
結構私の周りでできている人は少ないです。
上司や親などには結果を報告して〇か✖かの判断を仰ぎましょう。
何かの過程で報告しても、追加の指示が増えるだけでことは進捗しません。
改善案を考える時は小さくわかりやすいもので結果を出しましょう！
最後までお読みいただきありがとうございます。
会社員5年目のOJT指導スキルも記事を書いていますので、
関連して興味のある方は以下のリンクからどうぞ！
ではまた！
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